このページでは賃貸管理システムの導入を検討している人向けに、不動産管理システムの機能の「賃貸管理システム」について、詳しく解説をしていきます。おすすめのソフトも紹介しているので、気になる方は読んでみてください。
賃貸管理システムとは？
複雑で多岐にわたる不動産の賃貸管理業務をサポートするためのシステムです。
主な機能は、不動産物件そのものの管理機能や、契約・更新・解約といった事務業務をサポートすることです。
また工事関連の管理や支払・会計管理を行えたり、フロントの営業支援や、顧客からのクレーム管理機能などが搭載されているのが一般的です。
（各製品によって、搭載されている機能はそれぞれ異なります）
業務の効率化・内部統制の強化・経理の適正化を目的とした不動産の賃貸管理に付随するさまざまな業務をサポート機能が備わっています。
滞納督促は迅速さが重用！賃貸管理システムで滞納対策を効率化
物件のオーナーにとっては、家賃収入は期日通り納められて当然のものです。
しかし、現場で家賃管理をする管理会社にとってはそうでないことがあります。
家賃滞納が発生したら、できるだけ早く督促を行うことで問題の長期化や滞納の常習化を避けることができます。
そこで、賃貸管理システムを導入することによって、「家賃を確実に回収する」「家賃滞納をなくす」などの問題は家賃管理業務の効率化できるのでしょうか？
クラウド型賃貸管理システム導入の利点とは
「クラウド型賃貸管理システム」はネットバンキングと連携させることで入金記録を自動的に取り込み、滞納を瞬時に発見可能なシステムです。
昨今では多くの金融機関がネットバンキングサービスを実施していて人気があります。
手作業での入力を自動化。ミスのない入金確認が可能
まずは家賃の入金先を、ネットバンキング対応の金融機関にすることが必要です。そして管理システムと連携させ、入出金の情報をリアルタイムに共有させます。従来、手作業で入力していた入金記録入力は完全に自動化されますし、月初時点での滞納者も一目瞭然です。
クラウドシステムの強みを生かすスピーディな対応
督促に必要なデータや督促状の出力もボタン一つで行うことが可能です。
従来割いていた多大の労力を節減でき、滞納督促をスピーディに行えます。
また、ネットにつながる環境さえあればリアルタイムに社員全員で情報を共有することが可能です。
滞納者への直接の督促を担当する社員も、行き違い等を未然に防ぐことができます。
賃貸管理システム未使用の現場の声は？
スピーディに滞納督促をするためには、できるだけ早い段階で滞納を見つけることが重要です。賃貸管理システム使用していない現場の声はどうなっているのでしょうか？
ただでさえ入出金が多い月末に、家賃未納を発見するのは困難
家賃の入金記録だけを注視して滞納を発見するのは困難でしょう。
なぜなら月末月初には、管理物件の家賃入金だけでなく、従業員の給料、事務所の家賃、工事業者への支払い、広告料の支払いなど、さまざまな経費の支払いが生じるためです。
エクセルなどを使用した目視での確認には限界がある
入金明細を確認しながらエクセルなどに手入力するのは非常に骨が折れます。
入力ミスや見落としを何年もしないことは難しいでしょう
ほとんど目視での確認となると、担当者の負担は凄まじいものになります。
また、見落としや間違いも多くなるでしょう。
どの物件の誰からの入金か見極めが必要
入金管理の実務経験のある経理担当者を新しく採用した場合であってもぶつかる壁が「入金者の特定」です。
入金明細にある入金者の名前と入金額を見てすぐに物件名を見極めるのは、本当にその管理会社に慣れている担当者でないと難しく、
契約者と入金者の名前が異なることもあり、全て正確に管理するのは骨の折れる作業です。
管理戸数が数百～数千にもなれば、それはもはや熟練の技ともいえるでしょう。しかも入居者や担当物件が入れ替われば、また一からの覚え直しが必要です。
多くの場合、家賃の入金もしくは引き落としは月末に行われます。
自社の物件では滞納など生じないだろうという油断はできません。
月初時点での滞納者の割合は全国で7％前後あります。誰でも時に「入金忘れ」や「残高用意忘れ」は生じるものです。
また、1ヶ月以上の長期滞納者の割合は全国で3％ほどあります。
つまり、100人に3人は長期滞納していることになりますので、正確な確認が必要となります。
スピードが求められる滞納管理の現場において、目視での確認は限界があります。
また、クラウド型賃貸管理システムを利用することで滞納なども未然に防ぐことができます。
導入費用および月額も非常に安価なシステムですので、ご検討されてみてはいかがでしょうか？
家賃の保証してくれるサービスを利用する
システムではありませんが、家賃を保証してくれるサービスを展開しているという会社も存在します。誰しも家賃の滞納トラブルなどの不安やお悩みはあると思いますので、家賃保証についてさらに詳しく知りたい人は 次のサイトをご覧になってください。家賃トラブルを未然に防ぐ！家賃保証会社紹介サイト
おすすめソフト4選
おすすめできる賃貸管理システムに特化したサービスを4つ紹介します。
それぞれの特徴を簡単にまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。
J‐Rent【東計電算】
https://www.j-solution.jp/solution/j-rent/
不動産業務に強いSEが問題に即対応！
オーナーとの管理契約で詳細に科目情報の登録を行うことで、月次請求・支払いの仕訳処理が自動化してくれます。
さらに不動産業務の専門性が高いSEが在籍し、サポートも充実しています。自社サーバーを管理しており、24時間有人管理しているのも特徴の一つです。
また、直感で操作しやすいインターフェースなので、インターネットに疎い人でも操作に時間を取られることもなく、システム開発・導入には不動産に限らず様々な業界で実績があるため安心してご利用いただけます。
賃貸革命【日本情報クリエイト】
https://www.n-create.co.jp/pr/product/kakumei-chintai/
賃貸管理に対応するトータルシステム
日々変化する賃貸管理形態にバージョンアップで対応しているトータルシステムです。
物件管理・契約管理・家賃の請求・入金処理を一元管理し、情報処理のミスやロスを大幅に軽減します。
ワンソース・マルチユースで、賃貸管理にかかるコストを削減可能です。
さまざまな業務形態に柔軟に対応できる機能も選ばれる理由のひとつ。
さらに、1つのデータから200種類以上の帳票に連動でき、時間コストを大幅に削減することができます。
いえらぶCLOUD【いえらぶGROUP】
クラウド上で間取り図やチラシの作成が可能
入居者、オーナー、入出金など入居後の管理まで一元化することができます。。
選べる2つのプランがあり、どちらを選ぶかによって利用できる機能の種類が異なります。自社の規模や用途によってプランを決めましょう。
賃貸管理だけではなく、間取り図やチラシの作成といったことをクラウド上で行える点も魅力のひとつです。
また、いえらぶのホームページから集客も行うことができます。
賃貸名人プラス【ダンゴネット】
5,000社以上が導入している低価格で安心感のある賃貸管理システム
賃貸名人プラスは、オンプレミス型の賃貸管理システムです。
価格も非常に良心的で1台あたり198,000円で導入することができます。
肝心の機能は「物件情報管理」「更新手続きのリスト化」「修繕・クレーム・お問い合わせ」「入金管理」といった便利機能が豊富についています。
それでは、各機能の特徴を見ていきましょう！
物件情報管理機能では、物件を部屋ごとに登録でき、入居者情報との紐付けも可能です。そのデータをexcelや画像として出力できるので、印刷して説明資料として使うこともできます。
また、更新が必要な入居者を自動でリスト化してくれるので、手作業で更新入居者をまとめる必要がなくなり、業務時間を短縮することができます。
入金管理機能では銀行との連携が可能です。これにより、入金の処理はチェックをして送信するだけで完了します。もし入金管理数が多い方は銀行サービスと連動して振込入金処理、貸主口座への送金処理、口座振替処理を自社内で行うことができるオプション「ファームバンキング機能」をオプションとしてつけることができます（別途料金）
賃貸管理システムを導入した企業の評判
最後に実際に賃貸管理システムを導入した企業の評判を集めてみました。
あなたと同じ悩みをかかえている企業が賃貸管理システムを導入して、どのような効果があったのか、判断材料としてお使いください。
入力ミスや手間が大幅に短縮されました！
システム導入前はエクセルで物件情報を管理していました。
主に「入金表」「送金表」「入退去の状況確認表」「進捗確認表」の4つのデータで別々に情報を管理していましたが、退去者出た際に４回同じデータを入力する必要がありました。入力漏れが原因で送金を間違えてしまうことも少なく、効率が良いとは言えません。
そこで思い切って賃貸管理システムを導入してみたところ、「入金表」「送金表」「入退去の状況確認表」「進捗確認表」の4つが紐づいているので1度の入力で済むようになりました。もっと効率がよくなったと実感したのは入金マッチング機能です。
口座のデータをアップロードしてマッチング処理を行うと、そのデータとシステム上の名前が一致するんです。念入りに目視で確認していた以前とは比べ物にならないほどの効率化に成功しました。
データ入力量が半分になりました。
導入前は物件情報を「管理用」「書類作成用」の2つに分けていました。
もちろん、同じ内容を違うデータに入力する必要があります。
しかし、賃貸管理システム導入後は1度の入力で管理も書類作成もできるので、単純に仕事量が1/2になった気分です（笑）
物件の情報をポータルサイトへすぐに掲載できるようになりました。
以前は空き部屋ができてから、管理用のエクセルに情報を入力して、有名なポータルサイトさんに情報を送信するといった流れで業務を行なっていました。
導入後には管理システムが一元化されているので管理用に情報を入力して、あとはポータルサイトへ、その情報を送信するだけです。
ポータルサイトも複数掲載させてもらっていたので、今では「もっと早く導入していれば･･･」と思っています。
まとめ
賃貸管理システムは普段の物件情報の管理・ポータルサイトへの掲載・契約に必要な書類の作成といった「しなければいけない業務だけど時間がかかる」作業を効率化してくれるものです。
システムの導入により、単純作業を簡略化して顧客数を伸ばすことや物件契約数を増やすために、お客様のニーズにあったサービス提供や一人でも多くの人にお越しいただくための広告に力を入れることで
売上が増加して、投資も行える余裕が生まれることを祈っています。
