不動産管理システムにも沢山の種類があり、その中の「マンション会計システム」について分かりやすく解説しています。
マンション会計システムとは
マンションを管理している会社向けに使いやすく設計された、会計業務の管理をサポートするためのシステムがマンション会計システムです。
マンション会計システムは手間のかかる管理業務をサポートしてくれます。
数ある機能の中から一部機能を紹介します。
・支払いの請求
・入金
・支払いの仕訳
・駐車場などの施設区間管理
・フロント業務の効率化
などがあげられます。
※利用するシステムによって機能が異なりますので、利用前に下調べをしておきましょう
選ぶポイント
部署を跨いで連携が取れる
もっとも重要なことは会計システムと連携が取れているかです。
物件・入居者・物件メンテナンス状況などの情報が会計システムと連携が取れていないと効率の良い運営は難しいでしょう。
セキュリティやリスク回避を行えている
膨大な個人情報を含むのため、セキュリティに関するヒアリングは必須です。
トラブルのリスクを回避するために、何日前までのバックアップを取れるのかも確認しておいた方が良いでしょう。
システム導入の利点
シンプルに管理する一元化
今までバラバラに管理していた情報を各システムに入力するだけでは十分な活用法ではありません。
マンション会計システムでは、物件情報・入居者情報などの情報が一元管理でき、それらの情報に基づいた出納業務・会計業務を円滑に進めることができます。
さらにシステムによっては出納・会計の実施状況や履歴も確認できます。
会計業務の時間コスト削減
会計システムを導入する事で、物件管理の担当者が行うフロント業務の負担が大幅に軽減される見込みがあります。
会計業務に要していた時間を、マンションのマネジメントなどの比較的重要な業務の時間に当てることが可能です。
新人でもすぐに扱える
使い方を教える時間をかけてしまっては、効率化のできているとは言えません。
入社した新人が使い方が分かりにくい会計システムは避けましょう。
導入事例
アップデートで他社に遅れを取らないシステムを
会計システムのサービスを利用したことで、ツール同士の連携が取れるようになり、複雑だった業務携帯も
簡単に効率よく運用できるようになりました。
定期的にアップデートもあるので、開発に使う時間を短縮できてよかったです。
今までは自社開発したシステムを利用していましたが、自社独自の用途に沿ってしまったため、
競合のスタンダードに比べて、性能が見劣りしていました。
もっと早く、会計システムのサービスを利用するべきだったと思います。
また、社内のネットワークを通して本社・各支店・システムが駐在するデータセンターを繋ぐことで、他部署との連携も取れるように改善しました。
インターネット上で作業予定や実績の入力、リアルタイムに情報を確認することが出来るので、今後は現場のスタッフにモバイル端末を携帯してもらい、出先でもツールを使った業務を担えるように進めていきたいと考えています。
法改正に適用した業務体制にステップアップ！
平成13年に「マンション管理適正化法」が施行されたことで、社内に国家資格を有する人材や、細かな会計報告などの機能強化が求められました。弊社でもやらなければいけない報告を効率的に終えるため、「マンション管理組合会計システム」を導入することに。システム会社から、すでに出来上がっているパッケージを紹介されましたが、パッケージそのままだと私たちの業務をカバーしきることができません。お断りしようとしたときに、「でしたら共同開発しませんか？」とお声をかけていただき、私たちの希望に近い形を一緒に考えながら作っていただくことになりました。結果、満足のいくものになったので、今後はこのマンション会計システムと連動できるようなものを作っていきたいと思います。
会計システムに特化したおすすめソフト3選
J‐OneNEO【東計電算】
https://www.j-solution.jp/solution/j-one/index.html
自社サーバーを管理し、24時間対応できるシステム
「J-OneNEO」は、先進技術によってさらに進化したマンション会計システムです。
セキュリティも細かに設定できます。パスワードに有効期限を持たせ定期的に変更させたり、有効期限付きＩＤの設定やＩＤ毎に利用可能な曜日・時間の設定も可能。
未来請求自動作成や完全自動仕訳など、他社のソフトにはない独自機能が標準装備されています。また、多くのユーザーやマンション管理会社の声を取り入れており、すべての画面や帳票において使いやすく分かりやすいのもJ-OneNEOの魅力のひとつ。さらに、自社サーバーを持っており、24時間有人で管理してくれるのもポイントです。不動産業務の専門性が高いSEがいるため、痒いところにも手が届きます！
OBIC7会計情報システム【オービック】
http://www.obic.co.jp/erp_solution/accounting_info/
効率的な精算会計をサポート
物件情報や入居者情報の管理、区分所有者・賃借人への請求・入金管理及び督促、駐車場・トランクルーム等の管理、委託会社への作業発注・支払、また棟別管理や複数組合の多会計にも対応する決算報告書の作成まで、管理組合業務をフルサポートしてくれるシステム。マンション管理適正化法にも適切に対応する資金移動機能も装備しています。さらに「ビルテナント版」にかんしては変動費按分機能も備えており、商業施設併設の大型物件における効率的な精算会計をサポート！
Usoliaマンション管理業システム【内田洋行ITソリューションズ】
https://www.uchida-it.co.jp/product/mansion21/
マンション管理向けのトータルシステム
マンション管理会社の要望により鍛えられた「Usoliaマンション管理業システム（MANSION21）」。マンション管理システム導入実績No.1を持ち、170社以上の導入実績があります。
組合会計とフロント業務を中心に長期修繕計画を統合し、担当者別収支管理や物件別収支管理まで網羅したマンション管理会社向けのトータルシステム（総合パッケージ）です！
