不動産管理ソフトとは?主要機能のご紹介

不動産管理ソフトの社宅代行機能

投稿日:2019年2月14日 更新日:

ここでは、数ある不動産管理システムの機能のうち、「社宅代行システム」について、詳しく解説をしていきます。
特にイチオシできる評判のソフトもピックアップして紹介しているので、社宅代行システムの導入を検討している人はぜひチェックしてみてくださいね。

社宅代行システムとは…?

主に社宅代行業務でクライアント企業から委託をされた社宅管理にかかわる情報を、インターネットを経由して、リアルタイムで参照することで業務効率化を実現してくれるシステムです。

クライアント企業からの入退去申請や、それにかかわる斡旋状況管理、契約締結管理、また毎月の入出金業務などをサポートしてくれます。
社宅代行業務会社の新しいサービスを通して、クライアント企業の満足度に貢献できるシステムといえます。

おすすめソフト紹介

おすすめの社宅代行システムをご紹介します。
社宅代行システムの特徴を簡単にまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。運営会社や公式サイトも掲載しています。

J-Act【東計電算】

J-Act【東計電算】のHP画像

https://www.j-solution.jp/solution/j-act/index.html

自社サーバーを持ち、24時間万全の有人管理ができる

「J-Act」(ジェイアクト)は、クライアント企業様からの入退去申請及び、それにかかわる斡旋状況管理、契約締結管理、毎月の入出金業務を可能とした社宅代行システムです。
また、クライアント企業専用のWebサービスとの連携が可能なため、クライアント企業様との情報共有の促進化に繋がります。
更に、自動仕訳機能を搭載しており、財務会計システムへの連携も可能なため、二重入力業務がなくなり、業務の効率化を実現します。

日々の請求入金支払い業務を通常どおり行うだけで、仕訳データを自動的に作成してくれます。外部科目変換機能も搭載しており、会社会計システムへのシステム連携も可能となっています。

契約の途中で契約台帳を修正することもでき、科目を自由に設定して科目ごとに費用負担を設定することが可能です。(会社負担、個人負担、給与天引き等)

さらに、運営会社の株式会社東計電算は自社サーバーを持っており、24時間有人管理してくれる点が魅力。不動産業務の専門性が高いSEがいるため、痒いところにも手が届くサポートを受けられます(東計電算は、不動産に限らずシステム開発・導入で実績がある会社です!)。

また直感で操作しやすいインターフェースもうれしいポイントです!

社宅代行システム導入の利点

社宅に関わる業務の効率化

通常の一個人の社宅契約であれば、必要な情報や文書、契約書は数枚で済むと思いますが、社内の異動に伴って、十数人~数十人単位の多量の契約・解約の手続きを求められる場合はどうでしょう。誰の契約書が足りないのかなどの管理を行うことで効率化が可能です。

社宅管理システムを導入することで、該当するフローに則って必要以上の人的リソースを要さない運用が可能となります。

また、社宅担当者自身が異動になった際にも、情報を一元管理していることで円滑な引継ぎが担えます。

選ぶポイント

セキュリティに強いか

導入システムを選ぶときの注意点があります。
社宅管理システムの多くがクラウドやネットワーク上で情報を管理しているため、
情報へのアクセスがwebブラウザから簡単にアクセス・操作できる反面、重要なデータを漏洩してしまう可能性があることを忘れないでおきましょう

管理システムを通してデータにアクセスする形式や、決められた者・決められた場所以外のアクセスを制限できるなどのポイントも押さえておきましょう。

近年から運用が開始されたマイナンバーも重要なデータですが、管理システムが転貸型・代理人方式なのかによって、より求められるセキュリティレベルが高さが異なります。
管理システムのカスタマイズ性が、自社の使用環境とマッチしているのかも確認してみましょう。

導入事例

煩雑な書面業務を簡略化

管理システム導入後はペーパーレスによって手続きの煩雑さがかなり軽減されています。
導入前は、社宅利用申請書が紙媒体だったため、社宅管理担当の負担は契約に必要な書面の手配だけでなく、
解約や敷金返金業務により、一層負荷が掛かっていました。

また、社宅の契約にかかわる書類や、火災保険などの保険に関する事項は包括的に申請を行うことで、申し込みの遅延や付帯漏れなどのリスク解消にもつながっており、トータルの工数削減の数値で見ると人事部だけでも、
昨年より1,500時間余りも数値の削減を見込んでいます。
ペーパーレスになることにより、書類の保管場所を確保する必要がなく、職場と資産にゆとりが生まれます。

担当者の業務負担軽減により、以前よりも取り扱う物件を広く選択できるようにしたところ、従業員からも喜びの声を貰うようになりました。

不動産管理ソフトをお探しの方はこちらもどうぞ!

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