ここでは、数ある不動産管理システムの機能の一つである不動産情報管理システムについて詳しく解説しています。おすすめのソフトも紹介しているのでぜひ参考にしてください。
不動産情報管理システムとは…？
不動産物件の情報共有や文書管理といった機能により、不動産業務の効率化を可能にしてくれる管理システムです。
さまざまな機能があるので、一部を紹介します。
「賃貸物件管理」･･･間取りや築年数、最寄り駅、駅からのアクセス方法など物件ごとのステータス情報を細かく登録・検索ができます。
「不動産売買管理」･･･不動産売買管理は、分譲マンションや戸建て住宅などの売買をサポートする機能です。賃貸物件同様に、売買する分譲マンションや戸建て住宅のデータ、ステータスをシステム上で一元管理します。
「営業支援」･･･主に営業部の不動産仲介業務をサポートします。成約見込みのある顧客情報の管理や営業部内のスケジュール管理・共有、複数の店舗がある場合は集客状況や契約件数などの情報が店舗間で共有できるようになります。
「不動産情報管理」･･･物件や店舗の情報共有、文書管理をサポートすることで、フロント担当者の業務効率化をサポートする機能です。フロント担当者がいつでも居住者情報を閲覧できることで、居住者の満足度を上げ、クレームを受けた場合でも適切に対応することが可能になります。
各業務で登録したデータ、文書、作業計画などを管理し、業務の効率化や情報共有の実現に役立ちます。
ソフト導入の利点
物件情報を一元化ですっきりと管理
基本的な物件情報から居住者データや各業務作成・登録したデータを参照することで情報の均一な共有を行うことができます。
また、問い合わせ・クレームなどの情報も一元管理することで、担当者だけでなく、会社全体にお客様からのフィードバックを共有することができます。
それにより業務・接客技術の標準化を図れるでしょう。
担当者を超えての業務円滑化には、フロント業務を担当するそれぞれのスケジュール管理が必要不可欠です。
各業務の進捗状況や実績を登録することも可能になるので、都度進捗を確認できるでしょう。
文書作成の時間も短縮
複数のフロント業務担当者によって、今まで複数の文書を管理していたものが1つになることで、文書のバージョン管理が簡略化できます。
さらに、業務別にカテゴライズできるようになり、文書の取り扱いルールの統一を図ることも可能です。
また、フロント業務に必要な基本書類(委託契約書や月次・年次報告書)に自動作成機能を実装することで、
月間・年間のスケジュールに沿ったルーティンの文書作成に使っていた時間も短縮することができ、大幅な工数削減も見込めます。
選ぶポイント
入力は簡単か
シンプルで分かりやすい管理画面であることを導入前に確認しておきましょう。
フロント業務担当者がメインで使用する事が考えられるため、入出力のタイミングが多く発生します。
そのためホームページ感覚で閲覧・編集ができるようなシステムを選ぶことが重要です。
他システムとの連携は取れているか
フロント業務担当者がシステムの情報を使用する前に、賃貸管理システムやマンション管理システムなどの情報が連携できるのか確認する必要があります。
2社以上の管理システムを導入する際には、互いのシステム同士の連携が取れているのか、その管理システム担当者に確認しましょう。
連携が取れないと、2社の管理システムを多重起動しなければいけなくなり、効率が落ちてしまいます。
不動産情報管理機能におすすめのソフト3選
以下に、使いやすくおすすめできる不動産情報管理システムを紹介します！
それぞれ特徴を簡単にまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。
J‐Nex【東計電算】
https://www.j-solution.jp/solution/j-nex/index.html
不動産に強いSE＋直感で操作しやすいインターフェース
物件情報管理システム「J-Nex」（ジェイネックス）は、管理会社のフロント業務を支援する情報共有システムです。
マンション会計システムや賃貸管理システムとの連携によって、フロントマンはいつでも自分のパソコンから会計情報や居住者情報等を閲覧できます。
各業務で登録した文書やデータ、作業計画などを管理して、業務の効率化や情報共有を実現してくれます。
対応管理機能では、居住者からの問い合わせ・クレーム等の対応記録を残すことができ、対応状況の把握と共に、クレーム内容を分類化し、報告書を自動作成します。
これにより、社内での共有も可能になり、問い合わせ・クレームの分析を可能にし、居住者サービスの向上を実現します。
FMSシリーズ【エヌジェーケー】
https://www.njk.co.jp/product/mansion/index.php
マンション管理の業務をシステム化
2001年のマンション管理の適正化法施行を機に、マンション管理会社向けに販売を開始したFMSシリーズです。
FMSシリーズは、組合会計、フロント支援、工事受発注という３つのシステムで構成されており、管理組合や組合員情報の共有をはじめ、フロント業務支援や受発注業務にも利用できます。
マンション管理会社の基幹システムとして重要度の高い業務をシステム化しています。業務面・機能面においては、業界ニーズを常に先取りしています。
業務知識豊富なシステムエンジニアが、導入前のコンサルティング段階からサポートしてくれるのもうれしい点です。
Usoliaマンション管理業システム【内田洋行ITソリューションズ】
https://www.uchida-it.co.jp/product/mansion21/マ
マンション管理のための総合パッケージ
マンション管理会社の要望により鍛えられた「Usoliaマンション管理業システム（MANSION21）」です。
組合会計とフロント業務を中心に、長期修繕計画を統合。担当者別収支管理や物件別収支管理まで網羅した、マンション管理会社向けのトータルシステム（総合パッケージ）です。
マンション管理システム導入実績No.1であり、30年以上のノウハウを蓄積している会社です。
導入事例
管理する物件の数が多くなるにつれて重宝するシステム
会社の設立当初はExcelでも十分管理可能な物件数でした。
しかし支点を展開したことで、物件数は急激に増え、管理が追いつかなくなりました。
そこで、管理体制を見直そうと不動産情報システムの実装に至りました。
当初はExcelの使用感との違いに戸惑いを感じておりましたが、膨大な物件数を前にした検索能力の高さには驚きました。
複数名で行っていた物件情報の管理を、現在では1名で対応できるほどに最適化できています。
物件数が多くなってExcelでの作業に時間が取られていたので、導入して正解でした。
Excelで管理していた時には、人の手でデータ内容の書き換えを行っていたので、編集した入居者情報の誤りに気付かなかったり、家賃の入金状況の管理に不備があったりしたのですが、ソフト導入後には同様のミスがほとんどなくなりました。
管理物件が増加傾向にあるのなら、導入を検討することをおすすめします。
