ここでは、不動産管理ソフトの機能の一つである工事管理システムについて解説をしています。おすすめのソフトも紹介しているのでぜひチェック！
工事管理システムとは…？
不動産管理業務のうち、大規模修繕工事やリフォーム工事などの工事管理を行うためのシステムです。
賃貸管理会社・マンション管理会社などがよく導入しています。
受付けや見積もり入力から経費入力、材料入力、注文書・請書、発注書・請書、査定・支払入力、工事進捗状況、工事管理簿等を管理できます。
主な管理機能
- 受注工事管理
- 実行予算管理
- 発注管理
- 業者 / 得意先請求管理
- 業者支払管理
- 入金管理
- 工事原価管理
- 工程管理
- 作業日報管理
上記機能の他に、月次処理や管理会計、債権管理・債務管理、購買・在庫管理といった機能も挙げられます。
（各製品によって、搭載されている機能はそれぞれ異なります）
社内と現場のスムーズな連携を実現してくれるシステムです。
ソフト導入の利点
工事の費用・進捗をリアルタイムで確認できる
工事にかかる費用や進捗を常にどこからでも確認できるため、管理がスムーズになります。
例えば、離れた地方の現場で資材に変更があった時、システムを通じて事務所でもすぐに確認できるといったイメージです。
システムを通じて事務所と現場の連携が取れることにより、工事にかかる費用や進捗を共有することができます。
共有できることによって、予算オーバーになることを未然に防ぐことができ、安心して工事を進めることが可能です。
システムを利用して予算の立て直しが簡単になり、今まで時間のかかっていた人件費や材料費などの見直しがスムーズに行えます。
工事関連の資料を簡単に作れる
簡単な入力だけで工事の関連書類を作ることができます。
建物の工事を行うには、さまざまな書類が必要です。
工事管理を紙で行っている現場からは、「記載しないといけないものが多すぎる」「紙そのものの管理に困っている」といった声をよく聞きます。
システムを導入することで、建物の工事に必要な書類を持ち歩く必要もなくなります。
また、置き忘れや紛失といったリスクを回避することができます。
システムは決まった箇所に決まったことを入力するだけで自動的に書類が出来るので、業務の効率アップに繋がります。
選ぶポイント
変動にあった対応が可能か
現場の状況が予定通りにいかないことは、珍しくありません。
その想定外なことをリアルタイムで共有することが重要になってきます。
システムを導入したとしても、システムへの入力項目が多くて、入力に時間がかかってしまっては反映が遅れてしまい、効率が悪くなるでしょう。
こうなってしまっては導入した意味がありません。
「自社に必要な入力項目はあるか」「不必要な項目はないか」「入力のしやすさ」は事前に確認しておくことをお勧めします。
おすすめソフト3選
以下に、おすすめできる工事管理システムを3つを紹介します！
どんな機能でどんな特徴があるのか、記載しているのでぜひ参考にしてください。
J‐Works【東計電算】
見積作成から売上までを電子化
見積作成や受発注処理、債権・債務管理、在庫管理などの基本機能はもちろんのこと、
工事の受発注管理や作業予実管理、工事完了報告の電子化も行うことができます。
売上データと予算データをグラフ化することで計画的に工事を進められることでしょう。
リフォーム名人【ダンゴネット】
工事関連業務をサポートするためのソフト
原状回復やリフォームといった工事受付から、見積書・請求書等の発行や支払いまでの工事関連業務を支援してくれるソフトです。工程管理一覧表、工事進捗一覧表、見積依頼書など、31種類の帳票によって工事管理業務をサポートしてくれます。
マンション管理システム「MANSION21」【内田洋行ITソリューションズ】
マンション管理向けのトータルシステム
マンション管理会社向けのトータルシステム（総合パッケージ）。メニューや機能の制限・アクセスログ採取の各方面からセキュリティを強めており、個人情報保護を何よりも優先したい管理会社にとっては打って付けのソフトといえるでしょう。。組合会計とフロント業務を中心に、長期修繕計画を統合し、業界待望の物件別収支管理・担当者別収支管理まで網羅しています。
導入事例
業務拡大に向けての体制整備につながった
業務拡大により、1人あたりの担当案件が増えてしまい、材料の発注や工事の進捗管理が煩雑になっていました。
さらに、紙媒体による管理を基本としていたので改ざんも多発し、予算と実際の経費が違ったりと利益の予測が困難な状態が続いていました。
事業拡大に合わせてシステムをカスタマイズできるか、1人の進捗状況や問題を社内全体で共有できるかに着目して導入を検討しました。
担当者以外が案件を見ても、進捗状況が一目でわかり、担当者と同じ対応が行えるようになりました。
改ざんの心配もなくなり、書類の保管場所にも困らなくなりました。
システムを導入して1年ほど経ちますが、もっと早くシステムを導入するべきだったと思っています。
