不動産管理ソフト導入前のチェックポイント

業務フローの一新はNG?不動産管理ソフト導入前の注意点

投稿日:2019年2月14日 更新日:

不動産管理ソフトの有効性は正しく活かそう

不動産管理ソフトの導入は、不動産運営においてメリットとならなければなりません。総合的に見てもきっと成功例が多数派でしょう。不動産管理ソフトを提供する会社の多さや口コミ情報などでもポジティブに感じ取れます。しかし、正しく活かさなければマイナスな存在にもなりかねません。その理由についてご説明いたします。

不動産管理ソフトが有効な理由

不動産運営の作業内容は営業のための紙媒体やネットの活用、物件管理、契約、法律関連、さらにはアフターフォローまであり多肢にわたります。これらを紙やペンで対応していると非常に大変です。不動産管理ソフトは物件の管理や会計、営業、修繕計画、ホームページなど一括で効率的な作業を実現してくれます。業務フローもカスタマイズ性に富んだシステムも多く自在に選択可能です。

業務フローの一新は避けるべき

不動産管理ソフトを社内で共有することで、会社の業務フローそのものを大幅に変更することも可能です。他者で実績のあるフローをそのまま取り入れる、そんな活用法の仕方もできますが、業務フローを大幅に変更することはあまりおすすめできません。効率化に適した不動産管理ソフトが逆に業務を妨げる存在になってしまうこともあります。

不動産管理ソフトの理想的な役立て方

業務フローの一新がなぜおすすめできないのか、具体的にご説明していきます。ただやるべきではないと言われても、なざ避けるべきなのかデメリットを知らなければ合理的な対策のしようがありません。また、会社の状態によっては大幅な改善も必要になってくるかもしれません。会社の状況を考慮して、自社に最適な不動産管理ソフトの導入することが最適な導入のためには必要です。

業務フローを一新することによる具体的なデメリットとは

不動産管理ソフトがあれば、不動産の運営をソフト中心に作業することができます。そのため、ソフトの一つで会社のフローを大きく転換することも可能になります。だからこそデメリットとなるケースを把握しておかなければ万が一の場合に注意する必要がとても必要になります。以下に具体例についてまとめました。

結局カスタマイズが必要になる

業務フローをソフトに任せればすでに完成されているため、カスタマイズしなくとも便利な機能が導入できると思えますが、これはとても大きな間違いです。業務形態が会社ごとに異なります。同じ不動産会社でも支店ごとに業務フローを変えているケースもあるでしょう。そのため、不動産管理ソフトを導入しても自社に適したカスタマイズ化する作業が発生し、初めは余計な時間や費用が伴い非効率に感じられます。

現場の業務が一時的にスローダウンする

最適な業務フローが導入され浸透すれば、その効果は期待できるでしょう。しかし、そのフローが浸透するまでの間がむしろ作業効率がスローダウンしてしまう可能性もあります。本来の業務に加えシステムの操作を覚えるための作業が発生するためです。一時的ではありますが、繁忙期にこのような作業量の増加は会社にとっても一大事です。このような注意点もあります。

社内に不協和音が生じる

一新された業務フローに抵抗を感じる人もいるかもしれません。いち早くシステムになれ馴染むことができる人ならば問題なく業務をこなすことができるでしょう。しかしやはり戸惑いを覚える人も少なからずいるはずです。このような大きく業務に関わる変更を行う際には、事前に説明や業務フローの確認などをしておく必要があります。不動産が、複数の部署同士が連携をとって始めて効率的な運営となります。チームワークを乱さないためにも、事前の準備はしっかりとしておきましょう。

理想的な不動産管理ソフトの導入方法とは

業務フローの一新によって、前述のようなデメリットが伴います。理想的な導入はどういったやり方がベストといえるのでしょうか。下記の実践すべき導入の仕方をチェックしていきましょう。

現行フローに合わせたカスタマイズを

まず導入において重要なのがカスタマイズです。見た目などで有益に感じられるようにするのではなく、現行のフローになじみやすいことを心がけましょう。作業の効率化より、社内全体で共有してソフトをうまく活かせるかが大切です。レベルの向上よりもわかりやすさがポイントになってきます。現行のフローにプラスαできる、付加価値的フローに重点をおいてください。

便利体験を広げていく

新しい業務フローを導入し、社内になじませるポイントとして、ソフトの便利体験の共有が挙げられます。新しいフローで操作方法がわからず、作業が滞ってしまっては意味がありません。便利体験を共有し、ソフトの使い方を共有することでなじみやすくしていきましょう。前向きな気持ちで取り組むことができると自然となじめるようになるでしょう。

むしろ変えないということも大切

現状のフローがベストなものである場合、現在のフローを変えてしまうことでマイナスに働く可能性もあります。ソフトの導入は改善すべき部分にのみに限定するのも大切です。ソフトで一つにまとめることも大切ですが、必ずしもそれが適切とはかぎりません。

会社選びからこだわろう

不動産管理ソフトを選ぶ場合、まずはソフト提供会社選びが重要となってきます。自社にあった機能やコストなど吟味し、最適なソフト選びで会社のレベルアップにお役立てください。

カスタマイズにこだわった不動産管理ソフト導入をするなら

不動産管理ソフト会社にもそれぞれ特徴があり、カスタマイズ性の高いソフトもあればそうでないソフトもあります。自社にあったソフトにするためは、カスタマイズの自由度が大切になってきます。より良いソフトを選ぶにはカスタマイズを強みとする不動産管理ソフトを選択してください。

選ぶ際のポイント

不動産管理ソフト会社を選ぶ時は、不動産業務に強いSEがいる会社であることが大切です。システム開発において、エンジニアとして優秀であるのも必要ですが、不動産知識に長けていることも重要です。業務や現場に近い目線でシステムを作成してくれるため、現場フローになじみやすく導入しやすい不動産管理ソフトを提供してくれるでしょう。

開発力の高さ

ソフト開発力の強さについては難し話かもしれませんがこだわってください。この開発力が低い場合、こちらの要求に適した水準のソフトを作成してもらえないかもしれません。開発レベルが高い会社であれば、あらゆる要望に応えて柔軟にカスタマイズしてくれるでしょう。

不動産業務のレベル向上において、不動産管理ソフトは非常に有効です。しかし、業務フローを一新することにより、業務フローに慣れない方や作業効率がスローダウンしたりなど弊害が起きるきっかけともなりえます。小さなことから便利体験を共有していき、デメリットの軽減とメリットの増加を考えた導入で最適な不動産管理ソフトを選択しましょう。

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