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固定資産管理とは?選ぶポイント、注意点まとめました!

投稿日:2019年6月4日 更新日:

固定資産管理は総務の経理担当の重要な業務の一つです。
では、その固定資産管理はどのような業務なのでしょうか?

この記事では固定資産管理に必要な書類の作成手順や注意点、おすすめの固定資産管理システムをご紹介していきます。

固定資産管理とは?

機会や備品・車両などの企業が所有している償却資産を管理することが固定資産管理にあたります。
固定資産には不動産など物として存在する「有形固定資産」とソフトウェアやシステム・営業権といった物として存在しない「無形固定資産」の2種類があります。

固定資産の中には毎年の償却額が定められている「償却資産」があり、これらは、購入時に資産として計上した後、税法で定められた法定償却率に基づいて償却額を費用として計上して、減価償却資産一覧表で管理する必要があります。

償却資産とは
固定資産税の課税対象となる事業用資産の一種。個人または法人が所有する、土地および家屋以外の、事業の用に供することができる資産で、その減価償却費が法人税法または所得税法の規定により損金または必要な経費に算入されるものをいう。

https://kotobank.jp/word/%E5%84%9F%E5%8D%B4%E8%B3%87%E7%94%A3-1338776

具体的な業務手順

固定資産管理がどんなものか知ったところで次に一般的な業務手順を説明していきます。

1.固定管理資産管理台帳を作成する

まず、固定資産1つ1つにその資産の詳細を記載した書類を作成していきます。
以下のリストが必要な情報です。

  • 固定資産番号
  • 取得年月
  • 使用部門
  • 管理部署
  • 固定資産の種別固定資産の名称
  • 数量
  • 取得価格
  • 付属書類

2.リース物件管理台帳を作成する

リース物件には、取得価格の代わりにリース料の総額や毎月の支払額を記載します。
それに加え、リース会社名やリース契約番号、リース期間や回数、再リースの有無などの項目も記載していきます。

リースとは

リース(lease)とは、リース会社が、企業などが選択した機械設備等を購入し、その企業に対してその物件を比較的長期にわたり賃貸する取引をいう[1]。リース対象物件は中古・新品を問わないが、多くの場合新品物件をリース会社が借手企業の代わりに購入した後、貸し出す。物品の所有権はリース会社にあるが、企業は自社で購入した場合とほぼ同様にして物件を使用できる為、日本を含め世界中で設備投資の手段として広く普及している。

https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%82%B9

3.資産の申請書のフォーマットなどを作成して、各部署に配布する

固定資産管理の業務では各部署での購入や廃棄を漏れることなく把握することがもっとも重要です。
把握漏れを防ぐために、購入時や廃棄時に使用する申請書を作成して、各部署に配布しましょう。

配布する申請書には購入する資産の名称や購入予定日、購入先、金額、購入理由などを記載できるように作成していきます。
また、廃棄時の申請書には、廃棄する資産の管理番号と名称、廃棄予定日やその理由などの記入欄を用意しておきましょう。

各部署の購入や廃棄した資産の状況を把握し、台帳に記載する

最後に各部署から回収した申請書を元に固定資産管理台帳へ資産の購入や廃棄の業況を記載していきます。
また、購入や廃棄以外にも、その固定資産を別の部署に移動した場合なども細かく把握しておくことで固定資産を漏れなく管理
することができるでしょう。

固定資産管理の注意点

固定資産管理でよくあることが、資産が廃棄された際に申請書を提出せず、それに気がつかないことです。
現場でどのように備品が使われているのかは、申請がない限り経理では把握することができません。
申請書を提出せずに処分されてしまうと、本来存在しない固定資産を計上し続けることになります。

そのため、廃棄の際には必ず申請書を提出するよう、あらかじめ社内に知らせておくことが大切です。
固定資産の管理方法として、管理番号をラベル化して備品ごとに貼り付けておくことで、廃棄申請が迅速になり、廃棄する備品の間違いを未然に防ぐことができます。

固定資産を正確に管理するためのポイント

管理基準を設ける

複数人が同じの資産を扱うことが多い会社では、統一した管理基準の下で正確に資産を管理することが求められます。
もしも、管理基準が統一化されていなかったり、不十分なルールしか設けられていなかった場合、必ず固定資産台帳の表記と実際の資産の状態に差異が出てきます。それが当たり前になってしまうと最終的に固定資産台帳そのものが意味をなさなくなってしまいます。
そうならないために、まずは明確な管理基準を定めて、各部署へ確実に守ってもらう必要があります。

定期的に現物実査を行う

実査とは会計監査の分野において、監査人が資産の現物を実地に調査する監査手続きのことをいいます。
この手続きは必ずしも公認会計士のような監査人だけの仕事ではなく、企業の経理部でも適切な固定資産管理のために必要とされる業務です。
先ほどの通り、現場では申請書を正確に提出してくれるとは限りません。
不要になった資産を勝手に処分してしまったり、職員の判断で新しい備品を購入してしまうケースは少なくありません。

そのため、資産管理担当は少なくとも年に1~2回ほど固定資産台帳と実際の資産の状況を照合する必要があります。

固定資産の購入や廃棄は必ず稟議にかける

通常、企業の固定資産はオフィスや駐車場などの不動産や、効率的に売上を上げるためのソフトウェアなど重要なものがほとんどです。
そのため取得や導入にあたっては、事前に予算の算出や計画を立てたり、各部署への周知や承認を行うことがほとんどです。
実際にそういった固定資産を取得したり処分する必要が生じた際には、利害関係のある部署に承認を必ずとっておきましょう。
少なくとも稟議にはかけなければいけません。それにより、導入後の運用が圧倒的にスムーズになります。

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